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Teil 5 — Buchungen & Belege

🖥️ Cloud-Dashboard — du arbeitest im Browser.

💶 Nur Web Pilot / Autopilot. Reine Box-Pilot-Operator führen ihre Buchhaltung außerhalb und können diesen Teil überspringen — bis auf 5.5, falls du Events ohne Buchung anlegst.

5.1 Der Buchungs-Lebenszyklus

Eine Buchung durchläuft Stationen. Du findest alle unter Dashboard → Buchungen (als Liste oder als Kanban-Brett).

Buchungen als Kanban-Brett im BoothPilot-Dashboard
Buchungen als Kanban-Brett im BoothPilot-Dashboard

Anfrage → Angebot → Akzeptiert → (Wartet auf Zahlung) → Bestätigt → Bezahlt → Abgeschlossen
                                                              ↓
                                                          Verschoben (auf Kundenwunsch)

   Direktbuchung mit Sofortzahlung (PayPal) ----------------------------→ Bezahlt
  • Anfrage — der Kunde hat angefragt, aber noch nicht direkt gebucht. Du schickst zuerst ein Angebot.
  • Angebot — der Kunde nimmt es im Portal an, oder du bestätigst die Annahme manuell.
  • Akzeptiert / Wartet auf Zahlung / Bestätigt / Bezahlt — in diesen Phasen stehen die jeweiligen Rechnungen in der Dokumente-Karte der Buchung bereit.
  • Abgeschlossen — entweder automatisch (Event vorbei, Galerie verschickt, bezahlt) oder per Klick „Buchung jetzt abschließen" (ab Status „Bestätigt"). Es gibt ein 14-Tage-Fenster, in dem du eine abgeschlossene Buchung wieder öffnen kannst.
  • Verschoben — der Kunde hat über sein Portal einen neuen Wunschtermin beantragt (siehe 5.4).

Zwei Wege in den Lebenszyklus: Beim Angebots-Weg (oben abgebildet) beginnt alles mit einer Anfrage, aus der du ein Angebot machst. Beim Direktbuchungs-Weg bucht der Kunde online und zahlt den Gesamtbetrag sofort per PayPal — die Buchung überspringt dann Anfrage und Angebot und startet direkt im Status „Bezahlt". Voraussetzung: Du hast PayPal unter Zahlungseinstellungen aktiviert und deine AGB hinterlegt (eine PayPal-Zahlung ist ein verbindlicher Vertragsschluss). Nach dem Event wechselt auch eine direkt bezahlte Buchung automatisch auf Abgeschlossen.

Angebotsmodus — Kunden erst anfragen, dann zahlen lassen: Standardmäßig kann ein Kunde im Buchungs-Widget und auf deiner Webseite sofort per PayPal oder Überweisung bezahlen. Möchtest du stattdessen, dass jede Online-Buchung erst als Anfrage bei dir landet, schalte unter Konto → Buchhaltung ganz oben den Angebotsmodus ein. Dann sehen deine Kunden im ersten Schritt nur „Angebot anfragen" — PayPal und Überweisung sind ausgeblendet. Sobald du das Angebot geschickt hast und der Kunde es annimmt, stehen ihm beide Zahlwege wieder zur Verfügung. So behältst du die Kontrolle über jede Buchung, ohne deine Zahldaten löschen zu müssen. Wichtig: Hinterlege trotzdem PayPal oder deine Bankdaten unter „Geschäft" — sonst kann der Kunde ein angenommenes Angebot am Ende nicht bezahlen.

5.2 Die Buchungs-Detailseite

Klickst du eine Buchung an, siehst du von oben nach unten:

  1. Kennzahlen — Buchungs-Nummer, Event-Datum, Gesamtbetrag, Eingangsdatum.
  2. Kunde / Rechnungsadresse / Veranstaltungsort — drei Karten mit „Bearbeiten"-Button.
  3. Vertrag, Dokumente & Zahlungs-Aktionen — je nach Status.
  4. Verlinkung zum Event und ggf. „Buchung abschließen".
  5. Gefahrenzone (Stornieren) ganz unten.

Kundendaten pflegen:

  • Kunde (Name, E-Mail, Telefon): Änderungen werden sofort gespeichert. Änderst du die E-Mail, wird der bisherige Kunden-Zugang ungültig und an die neue Adresse geht eine Bestätigungsmail. Schlägt der Mail-Versand fehl, ist die Buchung trotzdem gespeichert — du kannst die Mail über „Zugang neu senden" nachschicken.
  • Rechnungsadresse (Firma, Name, Straße, PLZ, Ort): erscheint auf Angebot und Rechnung. Änderst du sie, nachdem schon Rechnungen raus sind, kommt ein Warnhinweis — dann den Korrektur-Weg aus 5.3 gehen.
  • Veranstaltungsort: erscheint auf dem Angebot, wenn er von der Rechnungsadresse abweicht.
  • Extras & Lieferung: In dieser Karte änderst du nachträglich Hintergrund, Prop-Set, Extras und Lieferzone — auch bei Buchungen, die der Kunde online gemacht hat. „Bearbeiten", Auswahl anpassen, speichern; die Gesamtsumme rechnet sich neu. Ist für die Buchung bereits eine Schlussrechnung versendet, fragt das System beim Speichern, ob sie storniert und neu ausgestellt werden soll (siehe 5.3) oder ob du nur intern änderst. Eine bereits versendete Anzahlungsrechnung bleibt unverändert — die Differenz trägt die Schlussrechnung. Bei manuell überschriebenem Preis bleibt die Summe fix.

Sprache: Pro Buchung schaltest du zwischen Deutsch und Englisch um — das steuert sowohl die PDF- als auch die Mail-Sprache.

Namen ändern: Event- und Buchungsname kannst du direkt am Titel über das Stift-Symbol bearbeiten.

5.3 Angebote & Rechnungen

Belege entstehen in der Dokumente-Karte der Buchung. Alle ausgestellten Belege findest du außerdem gesammelt unter Dashboard → Dokumente — filterbar nach Typ, Zeitraum und Status, mit Export für deinen Steuerberater. Die Belegnummern laufen pro Jahr und Typ lückenlos durch.

Bevor du Belege ausstellst: Hinterlege deine Buchhaltungs-Stammdaten unter Konto → Unternehmen (Rechtsform, Geschäftsadresse, Steuerangaben) und Konto → Buchhaltung. Bis das vollständig ist, weist ein Banner auf jeder Buchung darauf hin.

Vorschau vor dem Versand: Jeder Erstell-Dialog (Angebot, Anzahlungsrechnung, Schlussrechnung) hat einen Button „Vorschau anzeigen". Damit siehst du Empfänger, Positionen, Beträge und – bei der Schlussrechnung – die Verrechnung bereits gezahlter Anzahlungen, genau so wie sie auf dem Beleg landen. Die Vorschau stellt nichts aus und verschickt nichts: Es wird noch keine Belegnummer vergeben und keine Mail versendet. Erst „Erstellen + Senden" (bzw. „Senden") macht den Beleg verbindlich.

Zahlarten für deine Kunden (unter Konto → Unternehmen):

  • PayPal — deine PayPal-E-Mail hinterlegen, funktioniert sofort.
  • Bank-Überweisung — IBAN/BIC hinterlegen; die Schlussrechnung kommt dann mit IBAN-Block und Zahlungsfrist.
  • Manuell — du machst ein Angebot, der Kunde bestätigt, du markierst manuell als bezahlt.
  • Anfrage — kein Direkt-Checkout; der Kunde fragt nur an, du erstellst ein Angebot.

Angebot manuell annehmen: Hat ein Kunde telefonisch, per E-Mail oder persönlich zugesagt, musst du nicht auf seine Bestätigung im Portal warten. Voraussetzung ist ein bereits erstelltes und versendetes Angebot (Status Angebot) — dann erscheint auf der Buchung die Karte „Manuell als akzeptiert markieren". Du wählst, wie der Kunde akzeptiert hat (Telefonisch / Per E-Mail / Persönlich / Sonstiges), dazu Datum und eine optionale Notiz. Der Status springt auf Akzeptiert und der Kunde bekommt eine Bestätigungsmail mit AGB-Anhang. Die Rechnung stellst du danach separat in der Dokumente-Karte aus (Anzahlung oder Schlussrechnung).

Rechnung korrigieren (nach Versand): Eine Rechnungsadresse auf einem bereits ausgestellten Beleg zu ändern, ist aus steuerlichen Gründen nicht erlaubt. Der richtige Weg:

  1. Adresse in der Rechnungsadress-Karte ändern (ein Banner weist darauf hin, dass der alte Beleg noch die alte Adresse hat).
  2. In der Dokumente-Karte „Stornieren + neu ausstellen" wählen und bestätigen.
  3. Das System storniert den alten Beleg, stellt eine neue Rechnung mit der aktuellen Adresse aus und schickt dem Kunden eine Korrektur-Mail mit beiden PDFs. Es gibt keine Doppelbelastung — nur die neue Rechnung ist zahlungsrelevant; die Mail erklärt das dem Kunden.

5.4 Verschiebungen, Kunden-Zugang & Box-Übernahme

Termin-Verschiebung: Reicht ein Kunde über sein Portal einen neuen Wunschtermin ein:

  1. Der Status springt auf „Verschoben" und du bekommst eine Mail.
  2. Oben auf der Buchungs-Detailseite erscheint eine Karte mit „alter Termin → neuer Wunschtermin" und zwei Buttons: Termin annehmen (Datum wird übernommen, Status zurück auf „Bestätigt", Bestätigungsmail raus — auch das verknüpfte Event zieht automatisch mit) oder Ablehnen (Originaltermin bleibt; optional mit kurzer Begründung).
  3. Auf der Startseite taucht das Ganze als Aufgabe auf.

Der Kunden-Zugang: Dein Kunde öffnet sein Buchungs-Portal über einen Link aus seiner Mail (gültig 24 Stunden). Dort sieht er Buchungsdetails und kann verschieben oder stornieren.

  • Meldet der Kunde „Link funktioniert nicht / abgelaufen": Er fordert sich über die Portal-Seite mit seiner E-Mail-Adresse selbst einen neuen Link an — ganz ohne dein Zutun.
  • Kommt keine Mail: Spam-Ordner prüfen. Notfalls über „Zugang neu senden" in der Buchung erneut verschicken.

Box verkaufen oder übernehmen: Der saubere Standardweg beim Verkauf: Lösche die Box im Dashboard (Box → [deine Box] → Gefahrenzone → Box löschen) und deinstalliere die Software auf der Box — beim Deinstallieren bestätigst du die Löschung von Lizenz und lokalen Daten. Danach richtet der neue Besitzer die Box ganz normal als frische Box für sein eigenes Konto ein.

Fallback — gebrauchte Box ohne Reset: Hat der Vorbesitzer die Box nicht zurückgesetzt, erkennt das System beim Einrichten, dass sie noch einem anderen Konto gehört, und schickt ihm automatisch eine Übernahme-Anfrage. Stimmt er zu, wird die Box freigegeben und ihre Daten (Fotos, Events, Druckprotokolle) gelöscht. Reagiert er nicht, kann der Support nach 30 Tagen mit Kaufnachweis freigeben — so landen nie Fotos im falschen Konto.

5.5 Eine Buchung von Hand anlegen

Du kannst eine Buchung auch ohne Kundenanfrage selbst erfassen — Dashboard → Buchungen → Buchung erstellen. Praktisch, wenn ein Kunde telefonisch oder per Mail gebucht hat. Eine als „bereits bezahlt" angelegte Buchung kann sofort ihre Rechnung ausstellen.

Extras direkt mit anlegen: Hat das gewählte Paket Hintergründe, Prop-Sets oder Extras hinterlegt, erscheint im Formular ein Block Extras — genau wie im Online-Buchungsformular. Wähle Hintergrund und Prop-Set (je eines) sowie beliebig viele Extras; der Aufpreis wird live angezeigt und fließt in die Gesamtsumme. Auch die Lieferzone wählst du hier. Überschreibst du den Preis von Hand, bleibt deine Endsumme stehen — die Extras werden trotzdem als Position gespeichert.

Box-Pilot ohne Buchungssystem: Du brauchst keine Buchung, um ein Event zu fahren. Lege das Event einfach direkt an — Dashboard → Events → Event erstellen oder direkt an der Box (siehe 9.2).